Sổ hộ khẩu bị bãi bỏ từ 2023: USCIS cần tài liệu gì?

💡 Sổ hộ khẩu chính thức bị bãi bỏ tại Việt Nam từ ngày 1 tháng 1 năm 2023. Tài liệu thay thế là Giấy xác nhận thông tin cư trú do công an địa phương cấp. Với USCIS, IRCC và hầu hết đại sứ quán, bạn chỉ cần bản dịch tiếng Anh có công chứng của tài liệu mới này: không cần bản sao công chứng, không cần apostille.

Sổ hộ khẩu là gì và tại sao Việt Nam bãi bỏ

Sổ hộ khẩu là tài liệu do nhà nước cấp, ghi đầy đủ thông tin các thành viên trong hộ gia đình: họ tên, quan hệ với chủ hộ, ngày sinh và địa chỉ thường trú. Hàng chục năm qua, tài liệu này luôn xuất hiện trong danh sách hồ sơ của đại sứ quán, trường đại học và mọi cơ quan chức năng nước ngoài làm việc với công dân Việt Nam.

Luật Cư trú 2020 dừng cấp mới từ ngày 1/7/2021 và vô hiệu hóa toàn bộ sổ còn lại từ ngày 1/1/2023. Dữ liệu cư trú được chuyển vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư do Bộ Công an quản lý, có thể truy cập qua ứng dụng VNeID.

Ba loại tài liệu thay thế Việt Nam hiện cấp

Khi một cơ quan yêu cầu chứng minh thành phần hộ gia đình hoặc cư trú, cơ quan chức năng Việt Nam cung cấp một trong ba phương án:

Giấy xác nhận thông tin cư trú: văn bản chính thức có chữ ký và con dấu của cơ quan đăng ký cư trú, ghi rõ các thành viên hộ gia đình và địa chỉ đăng ký. Hiệu lực 6 tháng, đây là tài liệu thay thế trực tiếp nhất cho sổ hộ khẩu.

Thẻ căn cước công dân (CCCD) gắn chip: thẻ căn cước quốc gia mới tích hợp thông tin cư trú cả dạng in và chip. Một số đại sứ quán chấp nhận; một số khác yêu cầu Giấy xác nhận thông tin cư trú đầy đủ.

Trang sổ hộ khẩu gốc cấp trước năm 2023: nếu gia đình bạn còn giữ bản sao trang sổ từ trước tháng 1/2023, nhiều cơ quan di trú vẫn chấp nhận vì đây là hồ sơ nhà nước lịch sử có giá trị pháp lý, kèm theo bản dịch công chứng.

USCIS chấp nhận tài liệu thay thế sổ hộ khẩu nào để nộp I-130 và I-485?

USCIS không duy trì danh sách các định dạng tài liệu được chấp nhận theo từng quốc gia, mà dựa vào quy định chung tại 8 CFR 103.2(b)(3): mọi tài liệu nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ và xác nhận của dịch thuật viên. Cán bộ USCIS đánh giá tài liệu theo giá trị thực tế.

Người Việt nộp hồ sơ I-130 (Đơn bảo lãnh thân nhân) hoặc I-485 (Đơn điều chỉnh tình trạng cư trú) cần chứng minh thành phần gia đình nên nộp một trong hai: trang sổ hộ khẩu gốc cấp trước năm 2023, hoặc Giấy xác nhận thông tin cư trú mới cấp. Cả hai đều cần kèm bản dịch tiếng Anh có công chứng.

Một thư giải thích ngắn rằng Việt Nam đã bãi bỏ sổ hộ khẩu từ năm 2023 và tài liệu đính kèm là văn bản thay thế chính thức hiện hành có thể giúp tránh phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ (RFE). Dịch vụ dịch thuật công chứng giấy tờ hộ tịch Việt Nam của tôi bao gồm xác nhận dịch thuật viên phù hợp với yêu cầu USCIS và IRCC.

Tài liệu thay thế có cần bản sao công chứng trước khi dịch không?

Với USCIS: không. Theo 8 CFR 103.2(b)(3), USCIS chỉ yêu cầu bản sao rõ ràng của tài liệu gốc kèm bản dịch tiếng Anh có công chứng. Bản sao công chứng không bắt buộc khi nộp hồ sơ di trú Mỹ.

Với các điểm đến khác: một số cán bộ lãnh sự EU và cán bộ xét duyệt di trú Úc có thể yêu cầu bản sao công chứng, tức bản sao được văn phòng công chứng Việt Nam xác nhận là bản sao trung thực của bản gốc. Đây là thủ tục khác với dịch thuật. Nếu điểm đến yêu cầu, hãy xin bản sao công chứng tại Việt Nam trước, rồi mới đặt dịch thuật từ bản sao đó. Xem thêm: bản sao công chứng và bản dịch công chứng khác nhau thế nào, và ai có thẩm quyền cấp bản sao công chứng tại Việt Nam.

Tài liệu thay thế có cần apostille của Bộ Ngoại giao không?

Từ ngày 11 tháng 9 năm 2026, Việt Nam là thành viên Công ước Apostille La Hay. Một apostille duy nhất của Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao thay thế quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước, áp dụng cho các quốc gia đã thiết lập quan hệ apostille với Việt Nam. Kiểm tra danh sách Bộ Ngoại giao vì không phải mọi thành viên đều chấp nhận.

Apostille xác thực chữ ký và con dấu của cán bộ đã ký Giấy xác nhận thông tin cư trú. Nó không thay thế bản dịch. Với hồ sơ visa Schengen hoặc di trú Úc: (1) xin Giấy xác nhận thông tin cư trú, (2) làm apostille tại Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao, (3) đặt bản dịch tiếng Anh có công chứng.

Với USCIS và hầu hết hồ sơ IRCC, không cần apostille. USCIS chấp nhận giấy tờ hộ tịch nước ngoài kèm bản dịch tiếng Anh có công chứng là đủ. Xem thêm: USCIS có yêu cầu bản sao công chứng giấy tờ Việt Nam không.

Câu hỏi thường gặp