Ai có thẩm quyền cấp bản sao có chứng thực tại Việt Nam?

💡 Tại Việt Nam, bản sao có chứng thực do văn phòng công chứng hoặc UBND xã, phường, quận, huyện cấp - không phải phiên dịch viên. Phiên dịch viên chỉ xác nhận bản dịch chính xác. Với USCIS và hầu hết cơ quan nhập cư, bạn chỉ cần bản dịch có chứng nhận, không cần bản sao có chứng thực.

Bản sao có chứng thực là gì theo quy định pháp luật Việt Nam?

Bản sao có chứng thực (còn gọi là 'SAO Y BẢN CHÍNH') là bản photocopy tài liệu mà cơ quan có thẩm quyền đã đối chiếu với bản gốc và đóng dấu xác nhận là trùng khớp. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cán bộ có thẩm quyền đóng dấu 'SAO Y BẢN CHÍNH,' ký tên và ghi ngày đối chiếu. Con dấu chỉ xác nhận bản sao là đúng - không liên quan đến ý nghĩa của tài liệu bằng ngôn ngữ khác.

Bốn loại cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao có chứng thực

Pháp luật Việt Nam quy định cụ thể ai có thẩm quyền chứng thực bản sao. Văn phòng công chứng là lựa chọn linh hoạt nhất: chấp nhận hầu hết các loại tài liệu gốc và chứng thực ngay tại chỗ. UBND xã, phường, thị trấn và quận, huyện xử lý phần lớn tài liệu dân sự với mức phí rất thấp hoặc miễn phí. Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài (đại sứ quán, lãnh sự quán) chứng thực bản sao cho người Việt ở nước ngoài. Ngoài ra, cơ quan ban hành tài liệu (như trường học, doanh nghiệp) có thể chứng thực bản sao tài liệu do chính mình cấp.

Phiên dịch viên có thể chứng thực bản sao tài liệu của tôi không?

Không. Phiên dịch viên có chứng nhận chỉ được xác nhận rằng bản dịch là đầy đủ và chính xác - chỉ vậy thôi. Việc xác nhận bản sao trùng khớp với bản gốc là một hành vi công chứng: cần cán bộ được nhà nước ủy quyền tại văn phòng công chứng hoặc UBND, không phải phiên dịch viên. Nếu cơ quan yêu cầu bản sao có chứng thực, hãy đến văn phòng công chứng hoặc UBND trước, sau đó mang bản sao đó đến phiên dịch viên. Xem thêm: sự khác biệt giữa bản sao có chứng thực và bản dịch có chứng nhận.

Tôi đang ở nước ngoài - tôi có thể lấy bản sao chứng thực ở đâu?

Cơ quan công chứng nước ngoài không thể xác nhận tính xác thực của tài liệu Việt Nam theo cách mà cơ quan Việt Nam có thể làm. Lựa chọn đúng đắn là đến lãnh sự quán hoặc đại sứ quán Việt Nam gần nhất. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài được đặc biệt ủy quyền chứng thực bản sao tài liệu do Việt Nam cấp cho người Việt ở nước ngoài. Tại Mỹ có lãnh sự quán ở Washington DC, Houston, San Francisco và New York.

USCIS có yêu cầu bản sao có chứng thực không?

Không. Theo 8 CFR 103.2(b)(3), USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của phiên dịch viên về năng lực và độ chính xác, cùng bản sao gốc thông thường. Không có quy định nào của USCIS yêu cầu con dấu 'SAO Y BẢN CHÍNH' trên bản sao. Xem thêm: USCIS có yêu cầu bản sao chứng thực tài liệu Việt Nam không. Cách tiếp cận tương tự áp dụng cho IRCC Canada và UK Home Office.

Để được dịch thuật có chứng nhận tài liệu tiếng Việt được USCIS và các cơ quan nhập cư chấp nhận, gửi tài liệu cho tôi và tôi sẽ trả lại bản dịch có chứng nhận - thường trong cùng ngày làm việc.

Tôi có cần bản sao có chứng thực trước khi dịch không?

Chỉ khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu cụ thể - điều mà USCIS, IRCC và UK Home Office không yêu cầu. Với những cơ quan đó, nộp bản sao thông thường kèm bản dịch có chứng nhận. Khi cơ quan yêu cầu bản sao chứng thực (một số cơ quan đăng ký hộ tịch EU hoặc thủ tục lãnh sự nhất định), hãy lấy bản sao chứng thực trước, rồi dịch sau. Xem thêm: thứ tự đúng giữa bản sao chứng thực và bản dịch và bản dịch có chứng nhận có cần công chứng không.

Câu hỏi thường gặp