Qui délivre les copies certifiées conformes au Vietnam ?
💡 Au Vietnam, les copies certifiées conformes sont délivrées par les offices de notaires (văn phòng công chứng) ou les Comités populaires (UBND) - pas par les traducteurs. Le traducteur signe uniquement l'attestation de traduction. Pour l'USCIS et la plupart des autorités d'immigration, seule la traduction certifiée est requise, sans copie certifiée conforme.
- Les copies certifiées conformes au Vietnam sont délivrées par les offices de notaires ou les Comités populaires (UBND) - jamais par les traducteurs.
- Les ambassades et consulats vietnamiens à l'étranger peuvent également certifier des copies pour les Vietnamiens résidant hors du Vietnam, selon le décret 23/2015/NĐ-CP.
- L'organisme émetteur d'un document (une école, une entreprise) peut certifier des copies de ses propres archives.
- L'USCIS n'exige que la traduction certifiée avec l'attestation signée du traducteur - sans copie certifiée conforme.
- Lorsqu'une copie certifiée conforme est exigée par certaines autorités, obtenez-la d'abord, puis demandez la traduction.
| Type de document | Qui délivre la copie certifiée conforme | Qui fournit la traduction certifiée |
|---|---|---|
| Acte de naissance, de mariage, de décès ou de divorce | UBND commune/district ou office de notaires | Traducteur certifié |
| Livret de famille (sổ hộ khẩu) | UBND commune ou office de notaires | Traducteur certifié |
| Diplôme universitaire ou relevé de notes | Office de notaires, établissement émetteur ou UBND | Traducteur certifié |
| Casier judiciaire (Phiếu lý lịch tư pháp) | Office de notaires ou UBND (l'original porte déjà un cachet officiel) | Traducteur certifié |
| Licence commerciale ou documents d'entreprise | Office de notaires ou UBND provincial/district | Traducteur certifié |
| Document vietnamien détenu à l'étranger | Ambassade ou consulat vietnamien dans votre pays | Traducteur certifié |
Qu'est-ce qu'une copie certifiée conforme selon le droit vietnamien ?
Une copie certifiée conforme (bản sao có chứng thực, parfois appelée 'SAO Y BẢN CHÍNH') est une photocopie qu'une autorité compétente a comparée à l'original et authentifiée comme identique. Selon le décret 23/2015/NĐ-CP, l'agent autorisé appose la mention 'SAO Y BẢN CHÍNH,' signe et note la date de comparaison. Le cachet confirme que la copie est authentique - sans rien dire sur le sens du document dans une autre langue.
Les quatre catégories d'autorités habilitées à délivrer des copies certifiées conformes
Le droit vietnamien définit exactement qui peut certifier une copie conforme. Les offices de notaires (văn phòng công chứng) sont l'option la plus flexible : ils acceptent presque tout document original et certifient les copies sur place. Les Comités populaires (UBND) au niveau de la commune (xã, phường, thị trấn) et du district (quận, huyện) traitent la plupart des documents civils pour un coût très bas. Les missions diplomatiques vietnamiennes à l'étranger, dont les ambassades et consulats généraux, certifient les copies pour les Vietnamiens établis hors du Vietnam. Enfin, l'organisme émetteur du document (une école, un employeur) peut certifier des copies de ses propres archives.
Un traducteur peut-il certifier une copie conforme de mon document vietnamien ?
Non. Un traducteur certifié est habilité à attester que la traduction est complète et exacte - c'est tout. Certifier qu'une photocopie est conforme à l'original est un acte notarial : il exige un notaire ou un agent du Comité populaire autorisé par l'État, pas un prestataire de traduction. Si une autorité demande une copie certifiée conforme, rendez-vous d'abord chez un notaire ou à l'UBND, puis apportez cette copie certifiée à un traducteur. Voir aussi : la différence entre copie certifiée conforme et traduction certifiée.
Je suis à l'étranger - un notaire étranger peut-il certifier mon document vietnamien ?
Un notaire étranger ne peut pas certifier l'authenticité d'un document vietnamien de la façon dont une autorité vietnamienne peut le faire. La solution appropriée est de se rendre au consulat général ou à l'ambassade du Vietnam le plus proche. Selon le décret 23/2015/NĐ-CP, les missions diplomatiques vietnamiennes à l'étranger sont spécifiquement autorisées à certifier des copies de documents émis par le Vietnam pour les Vietnamiens résidant à l'étranger. Aux États-Unis, les consulats sont situés à Washington DC, Houston, San Francisco et New York.
L'USCIS exige-t-il une copie certifiée conforme de mes documents vietnamiens ?
Non. Selon 8 CFR 103.2(b)(3), l'USCIS exige une traduction anglaise complète accompagnée de l'attestation signée du traducteur sur sa compétence et son exactitude, ainsi qu'une simple photocopie non certifiée de l'original. Aucune règle de l'USCIS n'exige le cachet 'SAO Y BẢN CHÍNH' sur la photocopie. Voir aussi : si l'USCIS exige une copie certifiée conforme des documents vietnamiens. La même approche s'applique à l'IRCC (Canada) et au Home Office britannique.
Pour votre traduction certifiée de document vietnamien avec attestation signée du traducteur, envoyez votre document et je retourne la traduction certifiée - généralement le jour ouvrable même.
Ai-je besoin d'une copie certifiée conforme avant d'obtenir une traduction certifiée ?
Seulement lorsque l'autorité destinataire l'exige explicitement - ce que l'USCIS, l'IRCC et le Home Office britannique ne font pas. Pour ces autorités, soumettez une simple photocopie avec la traduction certifiée. Lorsqu'une copie certifiée conforme est requise (certains registres civils européens ou procédures consulaires spécifiques), obtenez d'abord la copie certifiée, puis demandez la traduction. Voir aussi : l'ordre correct entre copie certifiée et traduction certifiée et si les traductions certifiées nécessitent une notarisation.
FAQ
Un traducteur peut-il certifier une copie conforme de mon document vietnamien ?
Non. Les traducteurs attestent uniquement l'exactitude de la traduction. Certifier qu'une photocopie est conforme à l'original est un acte notarial, réservé aux offices de notaires et aux Comités populaires. Votre traducteur certifie la traduction ; votre notaire ou l'UBND certifie la copie.
L'USCIS a-t-il besoin d'une copie certifiée conforme ou seulement de la traduction certifiée ?
L'USCIS n'a besoin que de la traduction certifiée et d'une simple photocopie non certifiée de l'original. Selon 8 CFR 103.2(b)(3), aucune règle de l'USCIS n'exige le cachet 'SAO Y BẢN CHÍNH'. Une visite chez un notaire vietnamien avant de soumettre à l'USCIS n'est pas nécessaire.
Au Vietnam, faut-il aller chez un notaire ou au Comité populaire pour une copie certifiée conforme ?
Les deux sont valides et également reconnus. Les offices de notaires traitent pratiquement tous les types de documents. Les Comités populaires au niveau de la commune et du district sont gratuits ou très peu coûteux et pratiques pour les actes d'état civil. Les deux cachets sont acceptés par les autorités d'immigration du monde entier.
Je suis aux États-Unis - comment obtenir une copie certifiée conforme de mon document vietnamien ?
Rendez-vous au consulat général vietnamien le plus proche. Les bureaux consulaires aux États-Unis se trouvent à Washington DC, Houston, San Francisco et New York. Les missions diplomatiques vietnamiennes à l'étranger sont autorisées par le décret 23/2015/NĐ-CP à certifier des copies de documents émis par le Vietnam. Consultez le site web du consulat pour les exigences de rendez-vous et les frais en vigueur.
L'école qui a délivré mon diplôme vietnamien peut-elle en certifier une copie conforme ?
Oui. Selon le droit vietnamien, l'organisme qui a émis un document peut certifier des copies de ses propres archives. Le bureau des affaires académiques de votre université (phòng đào tạo) peut certifier des copies de votre diplôme et de vos relevés de notes. Cette copie a la même valeur juridique qu'une copie certifiée par un office de notaires.
Written by Dao Huy (Lucas), Vietnamese translator & localization specialist (EN · ZH · FR → Vietnamese). See translation services → · Documents certifiés →