Có thể tự dịch giấy tờ nhập cư không? USCIS, IRCC và Úc

💡 Câu trả lời nhanh: Không thể tự dịch giấy tờ nhập cư. USCIS loại trừ người nộp đơn vì vấn đề khách quan. IRCC Canada cấm người nộp đơn, thành viên gia đình và người đại diện. Úc yêu cầu dịch thuật viên NAATI. Không cơ quan nào yêu cầu công chứng.

Quy định dịch thuật của USCIS: 8 CFR 103.2(b)(3) yêu cầu gì?

Mọi hồ sơ nhập cư có tài liệu ngoại ngữ nộp cho USCIS đều phải kèm theo bản dịch tiếng Anh đầy đủ. Quy định điều chỉnh vấn đề này là 8 CFR 103.2(b)(3), nguyên văn như sau: "Bất kỳ tài liệu nào có nội dung ngoại ngữ nộp cho USCIS phải được kèm theo bản dịch tiếng Anh đầy đủ mà dịch thuật viên đã chứng nhận là hoàn chỉnh và chính xác. Cùng với chứng nhận của dịch thuật viên rằng họ đủ năng lực dịch từ ngoại ngữ sang tiếng Anh."

Ba nghĩa vụ rõ ràng xuất phát từ câu đó. Thứ nhất, bản dịch phải đầy đủ: mọi từ, nhãn trường, ngày tháng, số đăng ký, chú thích con dấu và ghi chú lề trên tài liệu gốc đều phải có trong bản tiếng Anh. Tóm tắt hay diễn giải ngắn gọn không đáp ứng tiêu chuẩn này. Thứ hai, dịch thuật viên phải chứng nhận bản dịch là hoàn chỉnh và chính xác. Thứ ba, riêng biệt, dịch thuật viên phải chứng nhận năng lực của mình để dịch từ ngôn ngữ nguồn sang tiếng Anh.

Điều quy định không yêu cầu cũng quan trọng không kém. Quy định không đòi hỏi dịch thuật viên có bằng cấp chính phủ hay giấy phép hành nghề. Không có danh sách dịch thuật viên được USCIS phê duyệt, không có sổ đăng ký quốc gia, và không có liên kết chuyên nghiệp bắt buộc. Quy định cũng không yêu cầu công chứng: dấu công chứng chỉ xác nhận danh tính người ký, không liên quan gì đến chất lượng bản dịch, và USCIS không yêu cầu điều đó. Xem thêm bản dịch công chứng có cần công chứng không?

Đối với giấy tờ Việt Nam, khung pháp lý này có những hàm ý cụ thể. Một giấy khai sinh ghi các trường như "Họ và tên khai sinh", "Ngày sinh", "Nơi sinh", và "Nơi đăng ký khai sinh". Tiêu đề thường là "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" và cơ quan cấp được xác định là Ủy ban nhân dân của một quận hoặc xã cụ thể. Tất cả thông tin này phải xuất hiện trong bản dịch.

Tên người Việt Nam có dấu thanh - Nguyễn, Trần, Lê, Thị, Văn, Đức -. những dấu này phải được sao chép chính xác như trên tài liệu gốc. Bất kỳ sai lệch nào giữa tên trong bản dịch và tên trên hộ chiếu của người nộp đơn sẽ tạo ra sự không khớp danh tính mà USCIS sẽ đánh dấu. Chú thích con dấu của Ủy ban nhân dân thường ghi "ỦY BAN NHÂN DÂN [tên quận/phường]" và phải được dịch kể cả khi nó nhỏ hoặc ở rìa trang.

Có thể tự dịch giấy tờ nhập cư cho USCIS không?

Đây là câu hỏi mà hầu hết người Việt nộp đơn hỏi đầu tiên. Câu trả lời thực tế là: không nên, và rủi ro là đáng kể. Mặc dù 8 CFR 103.2(b)(3) không viết rõ "người nộp đơn không được tự dịch," nhưng cán bộ thẩm định USCIS áp dụng tiêu chuẩn khách quan. Hướng dẫn từ các chuyên gia pháp lý nhập cư và ngành dịch thuật nhất quán xác định việc tự dịch là rủi ro đáng kể đối với hồ sơ USCIS.

Vấn đề khách quan xuất phát từ việc người nộp đơn (người đứng đơn trong đơn theo gia đình hoặc việc làm) và người thụ hưởng đều có lợi ích cá nhân và tài chính trực tiếp trong kết quả của vụ. Lợi ích đó khiến họ không thể chứng nhận, theo cách đáng tin cậy, rằng bản dịch là hoàn chỉnh và chính xác mà không có thiên kiến hay thiếu sót. Cán bộ USCIS có thể - và đã từng - phát hành Yêu cầu Bằng chứng khi bản dịch có vẻ do người liên quan đến hồ sơ thực hiện.

Còn có vấn đề năng lực. Chứng nhận rằng bạn "đủ năng lực dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh" cho tài liệu nhập cư nghĩa là hơn là biết giao tiếp ở cả hai ngôn ngữ. Nó có nghĩa là biết rằng "phường" có nghĩa là ward, không phải district. rằng "họ và tên" trong tài liệu Việt Nam là họ trước, tên sau, và bản dịch tiếng Anh phải làm rõ thứ tự này. rằng "giấy khai sinh gốc" là giấy khai sinh gốc, khác với bản trích lục có chứng thực. Những sắc thái trong từ vựng hành chính này rất quan trọng.

Ở khối lượng xử lý hiện tại của USCIS, phản hồi Yêu cầu Bằng chứng kéo dài thời gian xử lý hồ sơ thêm nhiều tháng đối với nhiều loại đơn khác nhau. Đối với các hồ sơ nhạy cảm về thời gian - I-485 điều chỉnh gần ngày ưu tiên, đơn K-1 có hạn chót đi lại - sự chậm trễ này rất quan trọng.

Một ngoại lệ hẹp đôi khi được thảo luận: nếu bạn là dịch thuật viên chuyên nghiệp với chứng chỉ có thể xác minh trong một ngôn ngữ không liên quan đến hồ sơ của chính bạn. Và bạn không phải là người đứng đơn hoặc người thụ hưởng, một số chuyên gia cho rằng lo ngại khách quan giảm đi. Điều này không áp dụng cho người Việt dịch giấy tờ hộ tịch của chính mình. Nếu giấy khai sinh hoặc giấy đăng ký kết hôn của bạn là một phần trong hồ sơ USCIS của chính bạn, bạn không nên tự dịch bất kể nền tảng chuyên nghiệp nào bạn có.

Người thân hoặc bạn bè song ngữ có thể dịch thay được không?

Đây là điểm mà USCIS khác biệt đáng kể so với IRCC và Úc, và cần có sắc thái. Theo 8 CFR 103.2(b)(3), không có danh mục người cụ thể nào bị cấm ngoài nguyên tắc khách quan gắn với người nộp đơn và người thụ hưởng.

Một bên thứ ba song ngữ - một người bạn, đồng nghiệp, người quen - không có lợi ích tài chính hay cá nhân trong kết quả vụ có thể. Về nguyên tắc, chứng nhận bản dịch cho hồ sơ USCIS. Họ cung cấp tuyên bố có chữ ký rằng họ đủ năng lực dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh và bản dịch là hoàn chỉnh và chính xác. Không cần bằng cấp và không cần công chứng.

Liệu cán bộ USCIS có chấp nhận điều này mà không xem xét thêm hay không còn tùy thuộc vào hoàn cảnh. Chứng nhận không chính thức từ một người bạn ít có độ tin cậy nội tại hơn dịch vụ chuyên nghiệp có thông tin liên lạc có thể xác minh. Nếu bản dịch sau này bị phát hiện có sai sót, không có trách nhiệm nghề nghiệp nào: người bạn chứng nhận với thiện chí, nhưng không có cổ phần nghề nghiệp nào. USCIS có thể phát hành Yêu cầu Bằng chứng cho bản dịch thay thế bất kỳ lúc nào trong quá trình thẩm định.

Đối với thành viên gia đình của người nộp đơn hoặc người thụ hưởng, lo ngại khách quan áp dụng gần như trực tiếp như đối với bản thân người nộp đơn. Cha mẹ, vợ/chồng, hoặc anh chị em có lợi ích cá nhân rõ ràng trong thành công của đơn. Và cán bộ USCIS thường xuyên đánh dấu các chứng nhận của thành viên gia đình ngay cả khi người đó là dịch thuật viên chuyên nghiệp trong các hoàn cảnh khác. Chứng chỉ chuyên nghiệp không trung hòa mối quan hệ cá nhân trong đánh giá của thẩm định viên.

Nơi an toàn nhất trong thực tế là dịch thuật viên chuyên nghiệp độc lập: người không có quan hệ gia đình với hồ sơ, có thông tin liên lạc có thể xác minh. Cung cấp chứng nhận có chữ ký bao gồm tên, thông tin liên lạc, tuyên bố năng lực, tuyên bố chính xác và ngày tháng. Xem thêm cách chọn dịch thuật viên tiếng Việt có chứng nhận để đánh giá nhà cung cấp.

IRCC Canada và Home Affairs Úc khác với USCIS như thế nào?

Trong khi USCIS có chỗ cho bên thứ ba song ngữ đáng tin cậy, Canada và Úc cụ thể hơn đáng kể về ai có thể dịch.

IRCC Canada

IRCC cấm rõ ràng việc người nộp đơn, thành viên gia đình, hoặc người đại diện của họ dịch - ngay cả khi người đó là dịch thuật viên chuyên nghiệp đủ tiêu chuẩn. Xung đột lợi ích được giả định theo định nghĩa khi dịch thuật viên có liên hệ với hồ sơ, bất kể chứng chỉ. Thành viên gia đình, bao gồm cha mẹ, vợ/chồng, anh chị em và anh chị em họ, được nêu trong hướng dẫn IRCC là dịch thuật viên bị loại trừ.

Đối với người nộp đơn đang ở Canada, bản dịch được kỳ vọng đến từ dịch thuật viên là thành viên chính thức của một trong các hiệp hội dịch thuật tỉnh bang hoặc lãnh thổ được công nhận của Canada: ATIO (Association of Translators and Interpreters of Ontario). STIBC (Society of Translators and Interpreters of British Columbia), OTTIAQ (Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec), ATIA (Alberta Translators and Interpreters Association), hoặc tương đương.

Đối với người Việt nộp đơn từ Việt Nam hoặc các quốc gia ngoài Canada, dịch vụ dịch thuật được chứng nhận cung cấp tuyên bố có chữ ký từ dịch thuật viên thường đáp ứng tiêu chuẩn. Xem thêm dịch thuật công chứng tiếng Việt cho IRCC.

Home Affairs Úc

Bộ Nội vụ Úc yêu cầu tất cả tài liệu không phải tiếng Anh phải được dịch bởi dịch thuật viên được NAATI chứng nhận. NAATI (National Accreditation Authority for Translators and Interpreters) là cơ quan tiêu chuẩn quốc gia cho chứng nhận dịch thuật viên tại Úc, và chứng nhận của NAATI là chứng chỉ duy nhất Bộ chấp nhận. Hai cấp độ NAATI liên quan đến dịch thuật nhập cư là Certified Translator (CT) và Certified Professional Translator (CPT). Số chứng nhận NAATI phải xuất hiện trên tài liệu đã dịch. Có thể xác minh chứng nhận đang hoạt động tại naati.com.au.

Úc không chấp nhận lời khai tuyên thệ, tự chứng nhận, hoặc bản dịch từ người song ngữ không được NAATI chứng nhận, bất kể khả năng ngôn ngữ hay nền tảng chuyên nghiệp trong các lĩnh vực khác.

Đặc điểm	USCIS (Mỹ)	IRCC (Canada)	Home Affairs (Úc)
Người nộp đơn tự dịch được không?	Không (vấn đề khách quan)	Bị cấm rõ ràng	Không được chấp nhận
Thành viên gia đình dịch được không?	Không khuyến nghị	Bị cấm rõ ràng	Không được chấp nhận
Cần bằng cấp dịch thuật không?	Không (tự chứng nhận năng lực)	Thành viên hiệp hội tỉnh bang (tại Canada)	Bắt buộc chứng nhận NAATI
Cần công chứng không?	Không	Không	Không
Cơ quan quản lý	8 CFR 103.2(b)(3)	Hướng dẫn IRCC	Home Affairs / Tiêu chuẩn NAATI

Bản dịch công chứng hợp lệ phải có những gì?

Vì USCIS chấp nhận chứng nhận năng lực của chính dịch thuật viên mà không yêu cầu bằng cấp, chất lượng và tính đầy đủ của tuyên bố chứng nhận đó là tín hiệu tuân thủ chính. Chứng nhận bị thiếu hoặc không đầy đủ là một trong những lý do phổ biến nhất USCIS phát hành Yêu cầu Bằng chứng liên quan đến dịch thuật. Chứng nhận đầy đủ cho hồ sơ USCIS phải bao gồm, tối thiểu:

• Xác định tài liệu được dịch, bao gồm ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích
• Tuyên bố chính xác: tuyên bố rõ ràng rằng bản dịch là hoàn chỉnh và chính xác theo hiểu biết tốt nhất của dịch thuật viên
• Tuyên bố năng lực: tuyên bố riêng biệt rằng dịch thuật viên đủ năng lực dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh - thiếu một trong hai tuyên bố là lỗi phổ biến
• Họ tên đầy đủ của dịch thuật viên, in rõ ràng
• Chữ ký tay của dịch thuật viên
• Ngày chứng nhận
• Thông tin liên lạc của dịch thuật viên: địa chỉ, số điện thoại và email

Các dịch thuật viên chuyên nghiệp thường thêm chứng chỉ hoặc tư cách thành viên tổ chức sau tên họ. mặc dù USCIS không yêu cầu điều đó. Điều này tăng cường độ tin cậy mà không phải là yêu cầu quy định.

Đối với giấy tờ Việt Nam, bản dịch phải phản ánh định dạng của tài liệu gốc. Lý lịch tư pháp có hai mẫu tiêu chuẩn tại Việt Nam: Phiếu số 1 cấp cho công dân Việt Nam và Phiếu số 2 cấp cho người nước ngoài. Mỗi phiếu có các trường được gắn nhãn cụ thể phải được dịch từng trường một, không tóm tắt. Sổ hộ khẩu có định dạng nhiều trang theo cột với các trường cấp hộ và cấp cá nhân. Xem bản dịch công chứng phải bao gồm những gì để biết danh sách kiểm tra đầy đủ.

Lỗi dịch thuật nào gây ra RFE và chi phí dịch thuật tiếng Việt là bao nhiêu?

Các khiếm khuyết dịch thuật dẫn đến Yêu cầu Bằng chứng của USCIS theo các mẫu nhất quán:

• Thiếu chứng nhận hoàn toàn: tài liệu đã dịch nộp mà không có tuyên bố chứng nhận không đáp ứng 8 CFR 103.2(b)(3). USCIS sẽ yêu cầu phiên bản đầy đủ có chứng nhận.
• Bản dịch không đầy đủ: bất kỳ trường, con dấu, chú thích hoặc ghi chú nào chưa được dịch đều tạo ra bản dịch không hoàn chỉnh. Chú thích con dấu của Ủy ban nhân dân phải xuất hiện trong bản tiếng Anh kể cả khi nó nhỏ hay ở rìa trang.
• Tóm tắt thay vì dịch đầy đủ: rút gọn lý lịch tư pháp thành một đoạn tóm tắt, thay vì dịch từng trường, không phải là bản dịch đầy đủ theo quy định.
• Xóa dấu thanh trong tên tiếng Việt: "Nguyễn Thị Linh" phải xuất hiện như đã viết trong các trường tên của bản dịch, khớp với hộ chiếu. Ghi thành "Nguyen Thi Linh" tạo ra sự không khớp tên tiềm năng với các tài liệu khác trong hồ sơ.
• Chứng nhận bị thiếu hoặc không có chữ ký: chứng nhận không có ngày tháng, chữ ký, hoặc tuyên bố năng lực là không hợp lệ. Tất cả các yếu tố nêu trên phải có mặt.
• Nộp nhầm loại tài liệu: nộp bản sao có chứng thực (bản sao xác thực do cơ quan Việt Nam cấp) khi cần bản dịch có chứng nhận là lỗi riêng biệt, phổ biến. Đây là hai loại tài liệu khác nhau phục vụ các mục đích khác nhau.

Đối với dịch thuật công chứng tiếng Việt chuyên nghiệp, chi phí và thời gian dự kiến:

Dịch vụ	Chi phí dự kiến (USD)	Thời gian
Tiêu chuẩn (1 trang tài liệu hộ tịch)	60-120 USD/trang	2-3 ngày làm việc
Gấp (cùng ngày hoặc ngày tiếp theo)	90-180 USD/trang	24 giờ
Trang bổ sung (cùng tài liệu)	40-80 USD/trang bổ sung	Tính trong trên
Tài liệu phức tạp (sổ hộ khẩu, lý lịch tư pháp)	100-200 USD tổng	2-4 ngày làm việc

Đây là phạm vi dự kiến. Mỗi giao hàng bao gồm bản dịch tiếng Anh, chứng nhận chính xác và năng lực có chữ ký, và bố cục phản ánh định dạng tài liệu gốc. Công chứng không được bao gồm vì USCIS không yêu cầu. có thể sắp xếp qua văn phòng công chứng hoặc đối tác nếu cần cho các mục đích cấp tỉnh bang hoặc ngoài USCIS.

Câu hỏi thường gặp

Nguồn: Cục Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS). Cơ quan Chứng nhận Quốc gia cho Dịch thuật viên và Phiên dịch viên (NAATI)

Về tác giả

Dao Huy (Lucas) là dịch thuật viên chuyên nghiệp làm việc với tiếng Anh, Việt, Trung và Pháp, với hơn 7 năm kinh nghiệm trong dịch thuật pháp lý, nhập cư, y tế và học thuật. Câu hỏi về ai có thể chứng nhận bản dịch nhập cư là câu hỏi anh trả lời thường xuyên cho các gia đình người Việt đang làm hồ sơ USCIS. IRCC và nhập cư Úc: quy định khác nhau theo từng cơ quan, và chi phí của việc làm sai là sự chậm trễ tính bằng tháng.

Nếu bạn cần dịch thuật công chứng tiếng Việt cho đơn USCIS, hồ sơ IRCC hoặc visa Úc, Dao Huy cung cấp bản dịch tiếng Anh chính xác kèm chứng nhận chính xác và năng lực có chữ ký. Phản ánh định dạng tài liệu Việt Nam gốc và được cơ quan nhập cư chấp nhận. Với dịch vụ dịch Anh - Việt, Trung - Việt và Pháp - Việt của biên dịch viên tiếng Việt chuyên nghiệp, hãy truy cập daohuy.com để yêu cầu báo giá.