Dịch Công Chứng Tiếng Việt Cho Visa Úc

Nếu bạn đang xin visa Úc bằng giấy tờ từ Việt Nam, gần như mọi tài liệu tiếng Việt trong hồ sơ, từ giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, phiếu lý lịch tư pháp, bằng cấp cho tới sao kê ngân hàng, đều phải đến tay Bộ Nội vụ Úc (Department of Home Affairs) bằng tiếng Anh. Một bản dịch thuật công chứng tiếng Việt cho visa Úc đúng chuẩn không phải là chi tiết bạn có thể giao cho một người thân biết tiếng Anh hay một bản dịch máy vội vàng: bản dịch làm sai cách là một trong những lý do âm thầm khiến một hồ sơ vốn rất tốt bị chậm lại hoặc bị yêu cầu bổ sung. Bài viết này nói rõ Bộ Nội vụ yêu cầu gì, NAATI nằm ở đâu trong bức tranh đó, vì sao quy định lại khác với một biên dịch viên làm việc từ Việt Nam, và cách tôi chuẩn bị một bản dịch được viên chức xét duyệt chấp nhận ngay từ lần đầu.

💡 Tóm tắt nhanh: Quy định của Úc phụ thuộc vào việc người dịch ĐANG Ở ĐÂU. Bản dịch thực hiện tại Úc phải do biên dịch viên được NAATI công nhận làm. Bản dịch thực hiện ngoài nước Úc, tức trường hợp của một biên dịch viên ở Việt Nam, được chấp nhận khi ghi rõ họ tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và trình độ chuyên môn của người dịch bằng tiếng Anh. Tôi không có chứng nhận NAATI, vì đó là chứng nhận dành cho người dịch tại Úc, nên tôi làm theo hướng dành cho biên dịch viên ở nước ngoài: một bản dịch hoàn chỉnh, sao y bố cục kèm bản cam kết về tính chính xác có chữ ký. Chi phí tham khảo khoảng 25 đến 60 USD mỗi trang, thời gian 1 đến 3 ngày làm việc.

Bộ Nội vụ Úc yêu cầu gì đối với một tài liệu tiếng Việt

Nguyên tắc khởi đầu rất đơn giản: bất kỳ tài liệu nào không phải tiếng Anh đều phải nộp kèm một bản dịch tiếng Anh. Với người Việt, điều này bao trùm gần như toàn bộ hồ sơ hộ tịch và học vấn, nên câu hỏi thực sự là một bản dịch hợp lệ trông như thế nào trong mắt phía Úc. Khác với một số nước, Úc không đòi biên dịch viên tuyên thệ trước tòa hay một mẫu chuẩn quốc gia duy nhất. Thay vào đó, Úc đặt ra một điều kiện rõ ràng và thực tế, xoay quanh một điểm: người dịch đang làm việc bên trong nước Úc hay bên ngoài.

Đây chính là chi tiết khiến nhiều người Việt bất ngờ, vì bạn bè đi Úc qua công ty tư vấn thường về kể rằng bắt buộc phải dùng NAATI. Điều đó đúng với bản dịch thực hiện tại Úc. Nó không phải quy định cho bản dịch thực hiện ở Việt Nam, nơi áp dụng một hướng khác nhưng cũng hợp lệ không kém. Hiểu đúng điều này ngay từ đầu giúp bạn tránh trả tiền hai lần hoặc bị yêu cầu bổ sung giữa chừng.

NAATI hay hướng dành cho biên dịch viên nước ngoài: cái nào áp dụng cho bạn

NAATI, Cơ quan Công nhận Quốc gia về Biên dịch và Phiên dịch, là cơ quan đặt chuẩn và cấp chứng nhận quốc gia của Úc cho người dịch, một tổ chức phi lợi nhuận do chính phủ liên bang, tiểu bang và vùng lãnh thổ Úc đồng sở hữu. Khi bản dịch được làm tại Úc, Bộ Nội vụ yêu cầu người dịch phải có chứng nhận NAATI, và bạn ghi số hành nghề NAATI của người dịch lên bản dịch. Bạn có thể tìm hiểu thêm về chứng nhận này tại trang chứng nhận của NAATI.

Khi bản dịch được làm ngoài nước Úc, NAATI không áp dụng, vì NAATI cấp chứng nhận cho người dịch ở tại Úc. Thay vào đó, Bộ Nội vụ yêu cầu bản dịch thể hiện bằng tiếng Anh họ tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và trình độ chuyên môn của người dịch trong ngôn ngữ được dịch. Một biên dịch viên chuyên nghiệp ở Việt Nam đáp ứng điều này bằng cách xác nhận trên từng trang và đính kèm một bản cam kết về tính chính xác có chữ ký mang đúng những thông tin đó. Đây là hướng mà hồ sơ của bạn sử dụng khi tôi dịch tài liệu từ Việt Nam, và hoàn toàn được Bộ Nội vụ chấp nhận.

Ai không được phép dịch tài liệu của bạn

Đây là nguyên nhân gây chậm trễ phổ biến nhất mà người ta tự gây ra cho mình. Bản dịch phải đến từ một người dịch độc lập, không phải từ người có quyền lợi trong hồ sơ. Điều đó loại trừ chính bạn, vợ hoặc chồng bạn, người thân và công ty tư vấn di trú của bạn, kể cả khi họ nói tiếng Anh rất tốt hay tình cờ là luật sư hoặc giáo viên. Một người vợ hoặc chồng song ngữ không thể tự dịch giấy đăng ký kết hôn, và bạn không thể tự dịch bằng tốt nghiệp của mình.

Lý do là tính khách quan: viên chức xét duyệt phải tin rằng bản tiếng Anh phản ánh đúng bản gốc tiếng Việt mà không nghiêng về phía đương đơn. Đây chính là lý do người ta thuê một người dịch bên ngoài ngay cả khi trong nhà có người nói tiếng Anh thành thạo. Khi tôi dịch và chứng nhận một tài liệu cho hồ sơ đi Úc, tôi là người chuyên nghiệp độc lập đó, đúng như yêu cầu đặt ra.

Những tài liệu tiếng Việt thường phải dịch nhất

Danh sách cụ thể tùy vào loại visa, nhưng một hồ sơ đi Úc thường xoay quanh một nhóm quen thuộc gồm giấy tờ hộ tịch, lý lịch tư pháp và học vấn. Đây là loại giấy tờ tôi dịch và chứng nhận cho các hồ sơ nộp Bộ Nội vụ gần như mỗi tuần, nên bảng dưới đây ghép từng tài liệu với nơi nó thường xuất hiện.

Giấy khai sinh là tài liệu tôi được yêu cầu nhiều nhất, vì nó là gốc xác định danh tính và quan hệ gia đình trong gần như mọi hồ sơ đi Úc. Tôi đã viết một hướng dẫn riêng về dịch công chứng giấy khai sinh tiếng Việt đi sâu vào bố cục và các lỗi khiến bản dịch bị từ chối. Về phần lý lịch tư pháp, hướng dẫn dịch phiếu lý lịch tư pháp nói chi tiết về loại giấy này.

Quy định áp dụng thế nào theo từng diện visa

Quy định về dịch thuật giống nhau ở mọi chương trình; cái khác là bạn nộp những giấy tờ nào:

• Visa diện vợ chồng (subclass 309 và 100 nộp ngoài Úc, 820 và 801 nộp trong Úc): giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy đăng ký quan hệ, giấy khai sinh của cả hai, phiếu lý lịch tư pháp và trang nhân thân. Tên và ngày tháng phải khớp hoàn hảo trên mọi giấy tờ, vì viên chức đang kiểm tra mối quan hệ và danh tính có thật hay không.
• Visa tay nghề (subclass 189, 190 và 491): giấy khai sinh, phiếu lý lịch tư pháp của mọi quốc gia bạn từng sống, cùng bằng cấp và bảng điểm. Cơ quan đánh giá tay nghề của bạn, ví dụ VETASSESS, Engineers Australia hay ACS, thường cần bản dịch công chứng của chính những giấy tờ học vấn đó trước cả khi Bộ Nội vụ nhìn thấy.
• Visa du học (subclass 500): bảng điểm và bằng tốt nghiệp, bằng chứng năng lực tài chính như sao kê ngân hàng hoặc sổ tiết kiệm, và giấy tờ nhân thân. Bản dịch học bạ sạch sẽ, chính xác rất quan trọng vì viên chức đang cân nhắc bạn có phải sinh viên thực sự hay không.

Dù ở diện nào, mỗi tài liệu không phải tiếng Anh đều có bản dịch riêng và phần xác nhận riêng của người dịch. Không có một bản chứng nhận gộp chung cho cả xấp giấy tờ.

So với Mỹ và Canada thì Úc khác ở đâu

Nếu bạn từng tìm hiểu hồ sơ đi Mỹ hay Canada, sự khác biệt rất đáng nắm, vì nhiều người tưởng một bản dịch công chứng dùng được ở mọi nơi. Với Mỹ, USCIS chỉ cần người dịch ký một lời chứng ngắn về năng lực và tính chính xác, không cần công chứng viên hay cơ quan nhà nước nào, như tôi trình bày trong hướng dẫn dịch công chứng cho USCIS. Canada thì ngược lại, trừ khi người dịch có chứng nhận tại Canada, họ đòi một bản tuyên thệ (affidavit) trước người có thẩm quyền. Úc nằm ở giữa: không cần tuyên thệ, nhưng có quy định nhận diện rõ ràng, dựa vào NAATI ở trong nước và phần xác nhận đầy đủ của người dịch ở ngoài nước. Một bản dịch làm cho nước này không tự động phù hợp với nước kia, nên tốt nhất hãy chuẩn bị tài liệu cho đúng cơ quan sẽ thực sự đọc nó.

Chi phí và thời gian

Để bạn dự trù, một bản dịch công chứng tiếng Việt vào khoảng 25 đến 60 USD mỗi trang, tùy độ dài, độ phức tạp và số con dấu phải tái hiện. Một giấy tờ hộ tịch một hai trang thường xong trong 1 đến 3 ngày làm việc, và có dịch vụ lấy gấp trong ngày với phụ phí. Nếu sau đó tài liệu cần hợp pháp hóa qua DFAT hoặc chứng nhận apostille để dùng tại Úc, xin lưu ý bước apostille là một quy trình riêng của phía Việt Nam và DFAT, có phí riêng trả cho các cơ quan đó chứ không phải cho người dịch.

Cách tôi giao một bản dịch sẵn sàng cho Bộ Nội vụ

Khi nhận một hồ sơ đi Úc, sản phẩm tôi giao được làm để có thể đưa thẳng vào đơn của bạn. Bạn nhận một bản dịch hoàn chỉnh, sao y bố cục, trong đó mọi con dấu, mộc và chữ ký đều được tái hiện đúng vị trí và đánh dấu, ví dụ [con dấu] hoặc [chữ ký], để viên chức đối chiếu từng dòng với bản gốc tiếng Việt. Kèm theo là bản cam kết về tính chính xác có chữ ký của tôi, mang họ tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và trình độ chuyên môn, đúng phần xác nhận mà Bộ Nội vụ yêu cầu ở một người dịch làm việc ngoài nước Úc. Nói rõ về vai trò: tôi là người dịch chứng nhận bản dịch, không phải công chứng viên, và tôi không tự nhận có chứng nhận NAATI, vì NAATI cấp chứng nhận cho người dịch ở tại Úc.

Đây là công việc thường ngày của tôi. Tôi cung cấp dịch thuật tiếng Việt chuyên nghiệp và dịch thuật công chứng tiếng Việt cho hồ sơ di trú, cùng với dịch Anh - Việt, Trung - Việt và Pháp - Việt. Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ đi Úc, hãy gửi tài liệu cho tôi, tôi sẽ nói rõ từng giấy tờ cần gì và báo giá cố định.

Những lý do bản dịch hay bị hỏi lại và cách tránh

• Do đương đơn hoặc người thân tự dịch. Cách bị chậm nhanh nhất; hãy dùng người dịch độc lập.
• Thiếu thông tin người dịch. Bản dịch ở nước ngoài mà không có họ tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và trình độ là không đạt.
• Dịch thiếu. Bản tóm tắt, hoặc bỏ qua con dấu và ghi chú viết tay, không đạt yêu cầu dịch trọn vẹn tài liệu.
• Tên và ngày tháng không khớp. Dấu tiếng Việt bị bỏ hoặc viết không nhất quán khiến viên chức nghi ngờ; cách viết phải khớp hộ chiếu.
• Không sao y bố cục. Nếu không tái hiện bố cục, con dấu và chữ ký, viên chức không thể đối chiếu bản dịch với bản gốc.
• Sai định dạng của nước khác. Bản dịch chứng nhận cho USCIS hay IRCC có thể không mang thông tin Úc cần; hãy chuẩn bị cho đúng nước Úc.

Câu hỏi thường gặp

Nguồn: Bộ Nội vụ Úc, yêu cầu về tài liệu và bản dịch

Về tác giả

Tôi là Đào Huy (Lucas), một biên dịch viên chuyên nghiệp làm việc với tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Trung và tiếng Pháp, với hơn bảy năm trong lĩnh vực dịch thuật y tế, pháp lý, tài chính và học thuật. Dịch thuật công chứng cho hồ sơ di trú là một phần cốt lõi trong công việc của tôi, và làm đúng những chi tiết nhỏ, phần xác nhận của người dịch, việc sao y bố cục và cách viết tên nhất quán, chính là điều giữ cho một hồ sơ đi Úc tiến triển.

Nếu bạn cần dịch thuật công chứng tiếng Việt cho hồ sơ nộp Bộ Nội vụ, hoặc dịch thuật tiếng Việt chuyên nghiệp và bản địa hóa đa ngôn ngữ nói chung, tôi nhận dịch Anh - Việt, Trung - Việt và Pháp - Việt và rất sẵn lòng hỗ trợ. Nhận báo giá tại đây và tôi sẽ cho bạn biết chính xác giấy tờ của bạn cần gì.