💡 Trả lời nhanh: Để nộp hồ sơ ra nước ngoài, giấy khai sinh tiếng Việt cần một bản dịch tiếng Anh đầy đủ: dịch hết mọi ô, mọi con dấu, chữ ký, ghi chú bên lề và mặt sau, giữ đúng bố cục, kèm trang cam kết ký tên của người dịch. USCIS (Mỹ) không đòi đóng dấu công chứng bản dịch. Canada đòi thêm tuyên thệ của người dịch và bản sao có chứng thực của giấy gốc. Úc đòi thông tin người dịch rõ ràng. Một giấy khai sinh thường chỉ 1 trang, dịch trong 1-3 ngày làm việc.
- Dịch đúng loại giấy mà nơi nhận yêu cầu: bản chính, bản sao hay trích lục khai sinh. Đừng tự đổi loại.
- Mọi con dấu, chữ ký, ghi chú bên lề và nội dung mặt sau đều phải có trong bản dịch.
- Họ tên trong bản dịch giữ nguyên dấu tiếng Việt như bản gốc; không tự đảo họ tên kiểu phương Tây.
- USCIS: bản dịch + cam kết người dịch, không cần công chứng (8 CFR 103.2(b)(3)). IRCC: thêm affidavit và bản sao có chứng thực.
- Bộ Nội vụ Úc: ghi số NAATI nếu người dịch ở Úc; người dịch ở ngoài Úc ghi họ tên, địa chỉ, điện thoại, trình độ.
Tin nhắn tôi nhận nhiều nhất có lẽ là: "Anh dịch giúp em giấy khai sinh để làm hồ sơ bảo lãnh, em có bản sao trích lục thôi, bản chính mất rồi, có được không?". Hoặc: "Giấy khai sinh của mẹ em làm từ năm 1970, chữ viết tay mờ lắm, dịch được không?". Giấy khai sinh là giấy tờ đầu tiên trong gần như mọi hồ sơ di trú, và cũng là giấy hay bị hỏi lại nhất vì chi tiết nhỏ. Bài này đi qua từng chỗ dễ sai và những gì Mỹ, Canada, Úc thực sự yêu cầu.
Tôi có bản chính, bản sao, trích lục: nên dịch cái nào?
Ở Việt Nam, cùng một sự kiện khai sinh có thể có nhiều loại giấy: bản chính giấy khai sinh cấp lúc đăng ký, bản sao giấy khai sinh, hoặc trích lục khai sinh cấp lại từ sổ hộ tịch. Mẫu giấy cũng thay đổi qua các thời kỳ, giấy cấp những năm 1970-1990 trông khác hẳn mẫu hiện nay, nhiều chỗ viết tay.
Nguyên tắc của tôi: dịch đúng tờ giấy bạn sẽ nộp. Nếu nơi nhận yêu cầu bản sao có chứng thực của giấy gốc kèm bản dịch (như IRCC), thì bản dịch phải khớp từng chữ với tờ đó. Nếu bạn nộp trích lục, dịch trích lục. Việc nơi nhận có chấp nhận trích lục thay cho bản chính hay không là câu hỏi cho nơi nhận, hãy đọc kỹ danh mục giấy tờ hoặc hướng dẫn theo quốc gia của họ trước khi xin giấy.
Trên giấy khai sinh Việt Nam có những gì phải dịch?
Một giấy khai sinh trông đơn giản nhưng thường có nhiều lớp thông tin hơn ta nghĩ:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên cơ quan cấp: "Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc", tên UBND xã, phường, thị trấn.
- Số, quyển số: số đăng ký, quyển số, ngày đăng ký. Đây là chỗ cán bộ nước ngoài đối chiếu, sai một số là bị hỏi.
- Thông tin người được khai sinh: họ tên, giới tính, ngày sinh (có giấy ghi cả bằng số và bằng chữ), nơi sinh, dân tộc, quốc tịch.
- Thông tin cha mẹ: họ tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú. Có giấy để trống phần cha, bản dịch phải thể hiện đúng là để trống, không được bỏ dòng.
- Người đi khai, quan hệ với người được khai sinh.
- Chữ ký, con dấu: chữ ký người ký giấy, dấu tròn UBND, có khi thêm dấu chức danh, dấu "bản sao".
- Ghi chú bên lề và mặt sau: ghi chú thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin. Đây là phần hay bị bỏ sót nhất.
Chỗ nào không đọc được, tôi không đoán. Bản dịch sẽ ghi rõ trong ngoặc vuông, ví dụ [illegible] hoặc [Round red seal: People's Committee of ... Ward], để cán bộ biết đó là phần không đọc được chứ không phải dịch thiếu.
Tên người và địa danh dịch thế nào cho khớp hộ chiếu?
Đây là nguyên nhân số một khiến hồ sơ bị hỏi lại. Vài quy tắc tôi áp dụng:
- Giữ thứ tự họ, tên đệm, tên như bản gốc. Không tự đảo thành kiểu "tên trước họ sau". Nếu các giấy tờ khác của bạn (hộ chiếu, đơn) đang viết khác, tôi ghi chú để bạn thống nhất, chứ không tự sửa bản dịch.
- Giữ dấu tiếng Việt ở tên riêng (Nguyễn Thị Hồng), vì bản dịch phải phản ánh đúng bản gốc. Hộ chiếu không dấu (NGUYEN THI HONG) vẫn được hiểu là cùng một người.
- Địa danh giữ nguyên như trên giấy, kể cả tên xã, huyện, tỉnh cũ đã sáp nhập hoặc đổi tên. Bản dịch không "cập nhật" địa danh, vì nó dịch giấy tờ tại thời điểm cấp.
- Ngày tháng: giấy Việt Nam viết ngày/tháng/năm. Tôi viết tháng bằng chữ (ví dụ 05 March 1990) để không ai đọc nhầm thành 3 tháng 5.
Nếu tên trên giấy khai sinh và hộ chiếu khác nhau thật sự (thiếu tên đệm, sai một chữ), đó không phải việc của bản dịch. Bạn cần giải thích hoặc bổ sung giấy tờ theo hướng dẫn của nơi nhận.
Mỗi nước yêu cầu gì với bản dịch giấy khai sinh?
| Nơi nộp | Yêu cầu với bản dịch | Cần dấu chứng thực Việt Nam? |
|---|---|---|
| USCIS (Mỹ) | Bản dịch tiếng Anh đầy đủ + cam kết của người dịch về năng lực và độ chính xác (8 CFR 103.2(b)(3)) | Không |
| IRCC (Canada) | Bản dịch + affidavit (tuyên thệ) của người dịch + bản sao có chứng thực của giấy gốc | Không, nhưng giấy gốc cần bản sao có chứng thực |
| Bộ Nội vụ Úc | Bản dịch tiếng Anh; người dịch ở Úc ghi số NAATI, ở ngoài Úc ghi họ tên, địa chỉ, điện thoại, trình độ | Không được nêu là điều kiện |
Mỹ: nhiều người đi chứng thực bản dịch ở phường rồi mới gửi USCIS, như vậy không sai nhưng thừa. Thứ không được thiếu là trang cam kết bằng tiếng Anh của người dịch. Xem thêm hướng dẫn dịch cho USCIS.
Canada: phải đủ ba thành phần. Thiếu bản sao có chứng thực của giấy gốc là lỗi hay gặp, vì nhiều người chỉ scan giấy gốc.
Úc: tôi làm việc ở Việt Nam nên bản dịch của tôi ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại và trình độ, đúng như hướng dẫn của Bộ Nội vụ Úc cho người dịch ở ngoài Úc.
Vì sao bản dịch giấy khai sinh hay bị hỏi lại?
- Bỏ sót mặt sau hoặc ghi chú bên lề, nhất là ghi chú cải chính, thay đổi hộ tịch.
- Không dịch con dấu, hoặc ghi chung chung "có dấu" mà không nói dấu của cơ quan nào.
- Tên bị đảo thứ tự hoặc viết khác giữa các giấy tờ trong cùng bộ hồ sơ.
- Dịch thành đoạn văn, không giữ bố cục ô, cán bộ khó đối chiếu.
- Thiếu cam kết người dịch, hoặc chỉ có dấu đỏ tiếng Việt mà không có cam kết tiếng Anh.
Bạn nhận được gì, chi phí và thời gian
| Hạng mục | Chi tiết |
|---|---|
| Chi phí tham khảo | 25-60 USD mỗi trang (có chứng nhận); đa số giấy khai sinh ở mức thấp |
| Thời gian thường | 1 đến 3 ngày làm việc |
| Gấp | Trong ngày hoặc ngày làm việc kế tiếp, khi có thể |
| Bàn giao | File PDF bản dịch giữ bố cục + trang cam kết ký tên của người dịch |
Bạn chỉ cần chụp rõ hai mặt giấy, đủ bốn góc, không bị lóa ở con dấu. Bảng giá chi tiết theo loại giấy có ở bài hướng dẫn chi phí dịch thuật.
Mất bản gốc thì làm sao?
Nếu không còn giấy khai sinh gốc, hướng thường gặp là xin cấp trích lục khai sinh hoặc bản sao từ sổ hộ tịch tại cơ quan đã đăng ký khai sinh, rồi dịch giấy mới đó. Trường hợp sổ hộ tịch cũng không còn, mỗi nước có quy định riêng về giấy tờ thay thế; hãy kiểm tra hướng dẫn của nơi nhận hồ sơ trước khi tìm giấy tờ khác, vì loại được chấp nhận khác nhau tùy nước và tùy hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Dịch giấy khai sinh nộp USCIS có cần công chứng không?
Không. Theo 8 CFR 103.2(b)(3), USCIS cần bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm cam kết của người dịch về năng lực và độ chính xác. Dấu chứng thực không bắt buộc.
Tôi tự dịch giấy khai sinh của mình được không?
Với USCIS, quy định chỉ yêu cầu người dịch đủ năng lực và có cam kết. Với IRCC Canada, bản dịch phải kèm affidavit của người dịch, và IRCC có hướng dẫn riêng về ai được dịch, hãy đọc kỹ trước khi tự làm. Nhờ người dịch độc lập là cách ít rủi ro nhất.
Giấy khai sinh cũ viết tay, mờ có dịch được không?
Được. Phần đọc được dịch đầy đủ, phần không đọc được ghi rõ trong ngoặc vuông là không đọc được, không đoán.
Họ tên trên bản dịch có dấu không?
Bản dịch giữ dấu như bản gốc. Hộ chiếu không dấu vẫn được hiểu là cùng một người, miễn là thứ tự và chữ cái khớp.
Dịch một giấy khai sinh mất bao lâu?
Thường 1 đến 3 ngày làm việc. Có thể làm trong ngày hoặc ngày kế tiếp khi cần gấp.
Nguồn: 8 CFR 103.2(b)(3), eCFR; IRCC: giấy tờ không bằng tiếng Anh/Pháp; Bộ Nội vụ Úc: Applying for a visitor visa (mục bản dịch); Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch, Cổng PBGDPL Hà Nội (Điều 31 NĐ 23/2015, sửa đổi bởi NĐ 280/2025)
Về tác giả
Đào Huy (Lucas) là biên dịch viên tiếng Việt, cử nhân Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng, với hơn 7 năm dịch tài liệu y tế, pháp lý, tài chính và học thuật. Tôi dịch giấy khai sinh, trích lục và giấy tờ hộ tịch cho hồ sơ USCIS, IRCC và Úc mỗi tuần. Gửi ảnh chụp giấy tờ qua trang liên hệ, tôi sẽ trả lời cụ thể cần làm gì và báo giá trước khi bắt đầu.
Bài viết bởi Đào Huy (Lucas), biên dịch viên và chuyên viên bản địa hóa tiếng Việt (Anh, Trung, Pháp sang Việt). See translation services → · Giấy tờ công chứng →