Dịch công chứng lý lịch tư pháp tiếng Việt

💡 Tóm tắt: Nếu bạn xin visa Mỹ, Canada hay Úc, gần như chắc chắn bạn sẽ cần bản dịch công chứng lý lịch tư pháp tiếng Việt. Giấy tờ mà các cơ quan này yêu cầu là Phiếu lý lịch tư pháp số 2, loại thể hiện đầy đủ tiền án tiền sự của bạn. Phiếu số 1 không được USCIS, IRCC hay Bộ Nội vụ Úc chấp nhận. Khi đã có bản gốc, bản tiếng Anh phải sao chép trung thực, đầy đủ và đi kèm một bản cam kết về tính chính xác có chữ ký. Riêng với Mỹ thì không cần công chứng nhà nước. Chọn đúng loại phiếu và có bản dịch chuẩn ngay từ đầu là cách giúp hồ sơ tránh được con đường chậm chạp của một yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE).

Vì sao lý lịch tư pháp gần như luôn nằm trong danh sách hồ sơ di trú

Sau giấy khai sinh, lý lịch tư pháp là giấy tờ hộ tịch mà viên chức di trú yêu cầu nhiều nhất. Lý do rất đơn giản: cấp visa một phần là quyết định về nhân thân, và bản dịch công chứng lý lịch tư pháp tiếng Việt là cách để viên chức xác nhận bạn có tiền án tiền sự ở Việt Nam hay không. Hầu hết chương trình đều yêu cầu mọi đương đơn từ mười sáu tuổi trở lên nộp phiếu này cho mỗi quốc gia đã sống từ sáu tháng trở lên, nên với người Việt thì phiếu của nước nhà hiếm khi là tùy chọn.

Bạn sẽ thấy nó được yêu cầu trong hồ sơ visa định cư Mỹ tại lãnh sự quán, trong hồ sơ thường trú nhân hoặc quốc tịch Canada, và trong visa tay nghề hay visa hôn phu hôn thê của Úc. Nó thường đi cùng phong bì với những giấy tờ tôi nói tới trong bài về dịch công chứng giấy khai sinh, vì vậy dịch trọn bộ giấy tờ hộ tịch một cách nhất quán, với cùng một cách viết tên ở mọi nơi, sẽ tránh được rất nhiều rắc rối về sau.

Hiểu đúng lý lịch tư pháp Việt Nam: số 1 và số 2

Lý lịch tư pháp tên chính thức là Phiếu lý lịch tư pháp. Nó không do công an cấp: phiếu được cấp bởi Sở Tư pháp nơi bạn đăng ký cư trú, hoặc bởi Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thuộc Bộ Tư pháp nếu bạn đã rời khỏi Việt Nam. Từ ngày 1 tháng 7 năm 2024, phiếu được in trên giấy A4 trắng thường với chữ ký và con dấu của cơ quan cấp, thay cho loại phôi màu xanh nhạt có yếu tố bảo an trước đây.

Có hai loại phiếu, và sự khác biệt quyết định hồ sơ visa của bạn có được chấp nhận hay không. Phiếu số 1 chỉ thể hiện những án chưa được xóa, nên khi một bản án đã được xóa thì phiếu có thể hiện là không có án tích, và người khác có thể xin thay bạn. Phiếu số 2 thể hiện toàn bộ lịch sử, gồm cả các án đã được xóa hoặc đại xá, và bạn phải tự mình đi xin. Cơ quan di trú muốn thấy bức tranh đầy đủ, nên họ yêu cầu phiếu số 2.

Đặc điểm	Phiếu số 1	Phiếu số 2
Thể hiện gì	Chỉ các án chưa được xóa	Toàn bộ lịch sử, gồm cả án đã xóa hoặc đại xá
Ai được xin	Bạn, hoặc người được ủy quyền	Chỉ mình bạn, trực tiếp hoặc trực tuyến, không ủy quyền
Thường dùng cho	Việc làm, giấy phép lao động, hồ sơ Anh và một số nước EU, Trung Quốc	Di trú Mỹ, Canada và Úc
Cơ quan cấp	Sở Tư pháp hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia

Điều rút ra trong thực tế: trước khi trả tiền cho bất kỳ bản dịch nào, hãy chắc chắn bạn đang cầm trên tay phiếu số 2. Tôi từng gặp đương đơn dịch một phiếu số 1 hoàn hảo, để rồi bị báo tại buổi phỏng vấn rằng đó là sai loại phiếu.

Mỗi cơ quan yêu cầu loại nào: Mỹ, Úc, Canada

Yêu cầu cốt lõi giống nhau, một bản dịch trung thực kèm cam kết chính xác có chữ ký, nhưng mỗi cơ quan lại bọc nó theo cách riêng. Bảng dưới đây sắp xếp lại từng yêu cầu.

Cơ quan	Loại phiếu	Bản dịch	Ghi chú
Mỹ (USCIS, lãnh sự)	Số 2	Bản dịch tiếng Anh có chứng nhận, không cần công chứng	Bản cứng có dấu mộc ướt, không nhận bản số hóa
Úc (Bộ Nội vụ)	Số 2	Bản dịch bởi dịch giả NAATI để dùng tại Úc	Được xem là có giá trị 12 tháng kể từ ngày cấp
Canada (IRCC)	Số 2 (Judicial Certificate #2)	Bản dịch có chứng nhận sang tiếng Anh hoặc Pháp	Cần bản scan màu của bản gốc, không nhận bản sao y

Với Mỹ, quy tắc giống hệt quy tắc áp dụng cho mọi giấy tờ nước ngoài tại lãnh sự: một bản dịch tiếng Anh có chứng nhận, không cần công chứng. Canada cũng tương tự, chỉ khác là một dịch giả không phải thành viên của hiệp hội dịch thuật cấp tỉnh ở Canada phải bổ sung một affidavit, điều tôi trình bày trong bài về dịch công chứng tiếng Việt cho IRCC. Bạn có thể kiểm chứng yêu cầu của Mỹ trên trang reciprocity Việt Nam của Bộ Ngoại giao Mỹ và của Canada trên trang chính thức của IRCC.

"Bản dịch có chứng nhận" nghĩa là gì, và công chứng nằm ở đâu

Trong hệ thống của Mỹ và Canada, "có chứng nhận" không có nghĩa là được tòa án đóng dấu. Nó nghĩa là bản dịch đi kèm một bản tuyên bố có chữ ký, trong đó người dịch xác nhận bản dịch đầy đủ và chính xác, và rằng họ đủ năng lực dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh. Bản tuyên bố ghi rõ họ tên, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của người dịch. Đó là toàn bộ điều kiện pháp lý với USCIS, và tôi phân tích kỹ trong bài về quy tắc dịch thuật chứng nhận của USCIS.

Có ba khái niệm hay bị nhầm, nên cần tách bạch. Chứng nhận là bản cam kết chính xác có chữ ký của người dịch. Công chứng chỉ xác nhận danh tính người ký bản cam kết đó, không nói gì về chất lượng bản dịch, và USCIS đã bỏ yêu cầu này từ năm 2011. Công chứng kiểu Việt Nam (cong chung) là một bước nội địa riêng, do văn phòng công chứng thực hiện, để chứng thực giấy tờ hoặc chữ ký trong nước. Tôi là người dịch và chứng nhận tính chính xác. Nếu cơ quan tiếp nhận còn yêu cầu công chứng, bước đó do văn phòng công chứng làm riêng, không phải tôi.

Một bản dịch lý lịch tư pháp trung thực phải có gì

Lý lịch tư pháp tuy ngắn nhưng từng dòng đều quan trọng, nên bản dịch phải là một bản sao y trung thực chứ không phải bản tóm tắt. Đây đúng là loại giấy tờ tôi dịch và chứng nhận cho USCIS và IRCC, và đây là những thành phần tôi tái hiện trên mỗi phiếu.

• Toàn bộ phần tiêu đề, gồm dòng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và tên Sở Tư pháp cấp phiếu.
• Khối thông tin nhân thân, với họ tên đầy đủ giữ nguyên dấu tiếng Việt đúng như trên hộ chiếu, ngày sinh, số căn cước hoặc số hộ chiếu.
• Dòng kết luận về án tích, câu quan trọng nhất. "Không có án tích" phải được dịch rõ ràng, còn một án được ghi nhận thì phải dịch chính xác, không làm nhẹ đi hay bỏ sót.
• Số phiếu và ghi chú "số 2", để viên chức nhìn một cái là biết đúng loại phiếu.
• Con dấu, mộc và người ký, tái hiện dưới dạng ghi chú trong ngoặc, ví dụ [Dấu tròn của Sở Tư pháp], kèm chức danh Giám đốc hoặc Phó Giám đốc và ngày cấp.

Những lý do bị từ chối thường gặp, và cách tôi phòng tránh

Sau nhiều năm làm giấy tờ hộ tịch, quy luật rất rõ: lý lịch tư pháp hiếm khi hỏng vì ngôn ngữ khó, mà hỏng vì những điểm vênh nhỏ mà viên chức nhận ra trong vài giây. Đây là những điểm tôi luôn để ý.

• Sai loại phiếu. Dịch nhầm phiếu số 1 là lỗi kinh điển. Tôi báo trước nếu giấy tờ không phải số 2.
• Tên thiếu dấu. Nếu bản dịch bỏ dấu khiến tên không còn khớp hộ chiếu, hồ sơ sẽ bị hỏi. Tôi giữ nguyên cách viết tiếng Việt và bám theo cách phiên âm trên hộ chiếu.
• Dịch sai dòng kết luận. Câu "không có án tích" phải rõ nghĩa trong tiếng Anh. Cách dịch mơ hồ sẽ gây nghi vấn.
• Để sót con dấu. Viên chức cần biết mỗi con dấu ghi gì, nên từng dấu đều được mô tả, không bỏ trống.
• Phiếu hết hạn. Úc xem phiếu có giá trị 12 tháng, còn Mỹ và Canada muốn phiếu mới, nên thời điểm cấp cũng quan trọng như câu chữ.

Chi phí, thời gian và bạn nhận được gì

Có hai khoản chi phí, và nhiều người hay nhầm lẫn. Trước hết là lệ phí nhà nước để xin chính phiếu, sau đó là phí dịch. Bảng dưới đưa ra con số tham khảo.

Hạng mục	Tham khảo
Lệ phí cấp phiếu số 2	200.000 VND mỗi người (khoảng 8 USD)
Thời gian xử lý tại Sở Tư pháp	Khoảng 10 đến 15 ngày làm việc
Bản dịch có chứng nhận	Khoảng 25–60 USD mỗi trang
Thời gian dịch	1 đến 3 ngày làm việc, phiếu số 2 thường dài 1 đến 2 trang

Cái bạn nhận từ tôi là một bản PDF sạch của bản dịch tiếng Anh sao y bố cục bản gốc, kèm bản cam kết chính xác có chữ ký với họ tên, chữ ký và thông tin liên hệ của tôi, sẵn sàng cho USCIS, IRCC hay Bộ Nội vụ. Nếu cơ quan của bạn còn cần công chứng, việc đó được sắp xếp riêng với văn phòng công chứng. Đây cũng chính là tiêu chuẩn dịch thuật công chứng tiếng Việt tôi áp dụng cho mọi giấy tờ di trú, để lý lịch tư pháp, giấy khai sinh và bằng cấp của bạn đọc lên như một bộ thống nhất.

Câu hỏi thường gặp

Nguồn: Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, Biểu reciprocity Việt Nam và IRCC, Cách xin lý lịch tư pháp (Việt Nam).

Về tác giả

Tôi là Đào Huy (Lucas), biên dịch viên chuyên nghiệp làm việc với tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Trung và tiếng Pháp, với hơn bảy năm kinh nghiệm dịch y tế, pháp lý, tài chính và học thuật. Giấy tờ hộ tịch như lý lịch tư pháp là công việc thường ngày của tôi: những trang ngắn mà một dòng dịch sai hay một dấu thanh bị bỏ có thể làm hồ sơ di trú đình trệ hàng tháng, nên tôi đối xử với mỗi con dấu và mỗi cái tên cẩn thận như với một hợp đồng.

Nếu bạn cần dịch thuật công chứng tiếng Việt cho lý lịch tư pháp hay bất kỳ giấy tờ hộ tịch nào, tôi nhận dịch Anh - Việt, dịch tài liệu có chứng nhận và bản địa hóa đa ngôn ngữ, và sẵn lòng dịch trọn bộ hồ sơ di trú của bạn thành một gói thống nhất. Bạn có thể xem dịch vụ và yêu cầu báo giá tại daohuy.com.