💡 Trả lời ngắn: Phần lớn giấy tờ hộ tịch (khai sinh, kết hôn, lý lịch tư pháp) xong trong 1-2 ngày làm việc, làm gấp được trong ngày nếu ảnh chụp rõ và gửi sớm. Bảng điểm, hồ sơ bệnh án nhiều trang mất 2-5 ngày. Thứ làm chậm nhất thường không phải việc dịch, mà là ảnh mờ, thiếu mặt sau, hoặc nhầm loại giấy.
- Giấy tờ 1 trang: thường 1 ngày làm việc; gấp thì trong ngày.
- Bảng điểm, bệnh án, cả bộ hồ sơ: 2-5 ngày làm việc.
- Mốc tính từ khi nhận đủ ảnh rõ nét; gửi trước 10 giờ sáng ngày làm việc thì mới tính là ngày đó.
- Nếu cần chứng thực chữ ký người dịch ở Việt Nam, cộng thêm thời gian đi chứng thực.
- Thời gian dịch và thời gian xét hồ sơ của USCIS, IRCC là hai việc khác nhau.
"Thứ Năm em phỏng vấn, giờ mới biết phải dịch thêm giấy ly hôn của ba mẹ, kịp không anh?" Tôi nhận kiểu tin nhắn này khá thường xuyên. Câu trả lời thường là kịp, với điều kiện ảnh chụp đủ rõ và bạn gửi ngay. Bài này giúp bạn tính trước thời gian cho từng loại giấy để không rơi vào cảnh chạy nước rút.
Mỗi loại giấy tờ mất bao lâu?
"Ngày làm việc" là thứ Hai đến thứ Sáu, không tính ngày lễ. Thời gian dưới đây áp dụng khi ảnh/scan rõ, đủ trang và gửi trước 10 giờ sáng.
| Loại giấy tờ | Số trang thường gặp | Tiêu chuẩn | Gấp |
|---|---|---|---|
| Giấy khai sinh | 1 | 1 ngày làm việc | Trong ngày |
| Giấy đăng ký kết hôn | 1-2 | 1-2 ngày làm việc | Trong ngày hoặc hôm sau |
| Lý lịch tư pháp (phiếu số 1 hoặc 2) | 1-2 | 1-2 ngày làm việc | Trong ngày hoặc hôm sau |
| Bằng tốt nghiệp | 1 | 1 ngày làm việc | Trong ngày |
| Bảng điểm đại học | 2-6 | 2-3 ngày làm việc | Ngày làm việc tiếp theo |
| Giấy phép lái xe | 1 | 1 ngày làm việc | Trong ngày |
| Hồ sơ bệnh án / giấy ra viện | 4-20 | 3-5 ngày làm việc | 48 giờ |
| Sao kê ngân hàng, giấy tờ tài chính | 1-4 | 1-2 ngày làm việc | Trong ngày hoặc hôm sau |
| Trọn bộ hồ sơ di trú | Tùy | 3-5 ngày làm việc | 2-3 ngày làm việc |
Gửi sau 10 giờ, hoặc ảnh cần hỏi lại trước khi dịch, thì cộng thêm một ngày làm việc.
Vì sao một trang giấy khai sinh mà không xong trong 15 phút?
Gõ chữ thì nhanh. Phần tốn thời gian là những việc đảm bảo bản dịch không bị trả lại:
- Đọc hết mọi chi tiết: con dấu chồng lên chữ ký, dòng ghi chú cải chính bên lề, dấu "Sao từ sổ" ở góc, mặt sau.
- Dựng lại bố cục: ô nào ở đâu thì bản dịch cũng ở đó để cán bộ đối chiếu.
- Đối chiếu tên với hộ chiếu và các giấy tờ khác trong bộ.
- Soát lại số giấy tờ, ngày tháng từng chữ số, rồi làm trang chứng nhận ký tên.
Với hồ sơ nộp USCIS, trang chứng nhận là bắt buộc theo 8 CFR 103.2(b)(3): người dịch cam kết năng lực và độ chính xác. Đây là cam kết có ký tên, nên tôi không ký khi chưa soát xong.
Điều gì làm chậm, và bạn kiểm soát được điều gì?
Ảnh chụp mờ hoặc thiếu
Đây là nguyên nhân số một, và hoàn toàn trong tay bạn. Dấu đỏ trên giấy tờ Việt Nam rất dễ mất chữ khi chụp dưới đèn vàng hoặc có đèn flash. Hãy chụp ở ánh sáng ban ngày, đặt giấy phẳng, đủ 4 góc, không để ngón tay che chữ, và chụp cả mặt sau dù bạn nghĩ mặt sau trống. Bản scan 300 dpi là lý tưởng.
Chữ viết tay
Giấy tờ cũ, giấy khai sinh cấp lại, giấy ra viện thường có chữ viết tay của cán bộ hoặc bác sĩ. Phần này cần thời gian giải mã và có khi phải hỏi lại bạn (ví dụ tên một xã cũ). Báo trước giúp tôi ước tính đúng.
Thuật ngữ chuyên ngành
Bệnh án 3 trang dày đặc thuật ngữ có thể lâu hơn bảng điểm 10 trang in rõ. Số trang không phải là tất cả.
Gửi lẻ từng giấy
Gửi cả bộ một lần giúp thống nhất cách viết tên, địa danh, ngày tháng trong một lượt, thường xong sớm hơn so với gửi rải rác từng giấy.
Có cần đi chứng thực ở phường không, và mất thêm bao lâu?
Tùy nơi nhận. USCIS chỉ cần bản dịch kèm chứng nhận của người dịch, không cần chứng thực. IRCC Canada cần bản dịch, bản tuyên thệ (affidavit) của người dịch và bản sao có chứng thực của giấy gốc.
Nếu bản dịch dùng trong nước hoặc nơi nhận yêu cầu, bạn sẽ đi chứng thực chữ ký người dịch tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, theo Điều 31 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP). Khi đó cộng thêm thời gian đi làm thủ tục; thời hạn giải quyết cụ thể hãy hỏi trực tiếp nơi bạn chứng thực. Xem bài phân biệt dịch có chứng nhận và dịch công chứng.
Khi nào nên làm gấp, khi nào không?
Làm gấp hiệu quả khi: giấy ngắn (1-2 trang), ảnh rõ, là giấy tờ hộ tịch theo mẫu, và gửi trước 10 giờ sáng ngày làm việc.
Làm gấp rủi ro khi dùng để chữa cháy cả bộ 6-7 giấy vào ngày trước phỏng vấn. Lúc đó nếu có một ảnh mờ, cả hai bên không còn thời gian để chụp lại và soát lại. Phí gấp cũng cao hơn tiêu chuẩn. Tốt nhất: dùng gói gấp cho một giấy bổ sung cuối cùng, còn cả bộ thì làm sớm.
Một lịch tham khảo:
- Trước hạn nộp/phỏng vấn 2-3 tuần: gom đủ giấy, chụp rõ, gửi cả bộ.
- Trước 1-2 tuần: nhận bản dịch, kiểm tra tên, ngày sinh khớp hộ chiếu.
- Nếu cần chứng thực, bản sao có chứng thực: làm ngay sau khi có bản dịch.
- Tuần cuối: chỉ để xử lý phát sinh, không để dịch mới.
Thời gian dịch khác thời gian xét hồ sơ thế nào?
Dịch xong không có nghĩa hồ sơ được xét nhanh hơn. Thời gian xử lý của USCIS, IRCC hay đại sứ quán do cơ quan đó quyết định và thay đổi theo từng diện; hãy xem trực tiếp trên trang của cơ quan nhận hồ sơ. Việc của bạn là đừng để bản dịch thành lý do bị yêu cầu bổ sung, vì một lần bổ sung thường tốn nhiều thời gian hơn mọi khoản "tiết kiệm" khi làm vội.
Câu hỏi thường gặp
Gửi tối thứ Sáu thì bao giờ nhận?
Tính từ sáng thứ Hai. Với giấy 1 trang, thường nhận trong ngày thứ Hai hoặc thứ Ba.
Chụp bằng điện thoại có được không?
Được, nếu rõ nét, đủ 4 góc, đủ mặt sau và dấu đỏ đọc được. Nếu mờ tôi sẽ nhờ bạn chụp lại, và đó là lúc mất thời gian.
Làm gấp có kém chất lượng hơn không?
Quy trình soát vẫn giữ nguyên. Gấp chỉ hợp lý khi giấy ngắn và ảnh rõ, để còn đủ thời gian soát.
Tôi cần bản giấy có chữ ký tay thì mất thêm bao lâu?
Bản PDF có chữ ký giao theo bảng trên. Bản giấy cần thêm thời gian gửi bưu điện tùy nơi nhận; hãy báo ngay khi đặt để tính.
Cả bộ hồ sơ bảo lãnh vợ chồng mất bao lâu?
Thường 3-5 ngày làm việc cho trọn bộ (khai sinh, kết hôn, lý lịch tư pháp, giấy tờ cư trú), tùy số trang và độ rõ của ảnh.
Nguồn: 8 CFR 103.2(b)(3), eCFR; IRCC: giấy tờ không bằng tiếng Anh/Pháp; Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch, Cổng PBGDPL Hà Nội; Nghị định 280/2025/NĐ-CP, Cổng văn bản Chính phủ
Về tác giả
Đào Huy (Lucas) là biên dịch viên tiếng Việt tại Đà Nẵng, cử nhân Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng, chuyên dịch giấy tờ hộ tịch, pháp lý và học thuật cho hồ sơ nộp Mỹ, Canada và các nước khác. Nếu bạn có lịch hẹn cụ thể, hãy ghi rõ ngày khi gửi giấy tờ, tôi sẽ báo ngay có kịp hay không. Gửi ảnh chụp hoặc bản scan qua trang liên hệ, tôi sẽ xem và báo lại cụ thể.
Bài viết bởi Đào Huy (Lucas), biên dịch viên và chuyên viên bản địa hóa tiếng Việt (Anh, Trung, Pháp sang Việt). See translation services → · Giấy tờ công chứng →